RO e-Factura: 1,24 miliarde de facturi în 2025. Ce rămâne manual într-un birou mic

Sistemul național RO e-Factura a procesat în 2025 1.239.355.955 de facturi primite și livrate. De la lansare până la 31 decembrie 2025, totalul cumulat a ajuns la 1.713.215.243. Ambele cifre sunt din Raportul de performanță al ANAF pentru anul 2025.

Ascultă rezumatul

Împărțit la zilele lucrătoare ale anului, rezultă aproximativ 5 milioane de facturi pe zi. Pentru fiecare dintre ele, o firmă mică repetă același traseu: emite, verifică, transformă în XML, transmite, urmărește dacă a fost acceptată sau respinsă, corectează dacă a fost respinsă, apoi înregistrează în contabilitate.

Cifra nu descrie o schimbare de program. Descrie o schimbare de proces, iar procesul este cel care consumă orele.

Ce arată raportul ANAF pe 2025

• 1.239.355.955 de facturi primite și livrate în 2025, dintre care 563.111.228 în relația dintre firme și consumatori și 23.502.066 în relația cu instituțiile publice;
• 1.713.215.243 de facturi cumulate de la implementare până la 31 decembrie 2025;
• 3.671.845 de utilizatori ai Spațiului Privat Virtual, cu 10,7% mai mulți decât în 2024;
• 2.771 de contribuabili verificați pe utilizarea sistemelor electronice, cu implicații fiscale estimate de 206,07 milioane de lei și sancțiuni aplicate de 39,02 milioane de lei.

Extinderea obligației la relația firmă - consumator, în vigoare de la 1 ianuarie 2025, este motorul creșterii: facturile emise către persoanele fizice au intrat în același sistem în care circulau deja cele dintre firme.

Regula care schimbă fluxul, nu doar programul

Termenul de transmitere este de 5 zile calendaristice de la data emiterii facturii, conform art. 10 alineat 7 din OUG nr. 120/2021 și clarificării publicate de Ministerul Finanțelor. Sunt zile calendaristice, nu lucrătoare: o factură emisă joi ajunge la termen marți, indiferent de weekend.

Detaliul care produce cele mai multe probleme nu este termenul, ci statutul facturii respinse. O factură respinsă de sistem nu este o factură transmisă. Trebuie corectată și retrimisă în același termen, iar termenul nu se oprește cât timp documentul stă cu eroare. Un birou care verifică manual statusul o dată pe zi ajunge să afle de respingere în ultima zi disponibilă sau după ea.

Costul erorilor nu este ipotetic

În 2025, ANAF a aplicat sancțiuni de 39,02 milioane de lei în urma controalelor pe sistemele electronice. 27,47 milioane de lei, adică 70,4% din total, au fost pentru nerespectarea prevederilor privind RO e-Factura.

Grilele de sancțiuni se aplică diferențiat (ghidul Ministerului Finanțelor):

• netransmiterea sau transmiterea cu întârziere: 1.000 - 2.500 de lei pentru celelalte persoane juridice și pentru persoanele fizice, 2.500 - 5.000 de lei pentru contribuabilii mijlocii;
• primirea și înregistrarea unei facturi care trebuia să circule prin sistem, dar a venit pe alt canal: amendă egală cu 15% din valoarea totală a facturii.

Al doilea punct privește cumpărătorul, nu doar emitentul. O firmă care înregistrează în contabilitate o factură primită pe e-mail, fără să verifice dacă a trecut prin sistem, plătește amenda proporțional cu valoarea facturii, nu cu efortul de verificare pe care l-a economisit.

Nu este o problemă de program, ci de proces

Datele Eurostat pentru 2024 arată că 30,9% dintre firmele românești cu 10 până la 249 de angajați aveau o intensitate digitală foarte scăzută, iar 69,1% ajungeau la un nivel cel puțin de bază. Ținta Uniunii Europene este ca peste 90% dintre întreprinderile mici și mijlocii să atingă acest nivel până în 2030.

Cu alte cuvinte: majoritatea firmelor mici au deja un program de facturare care vorbește cu sistemul. Ce nu au este fluxul din jurul lui. Documentul vine pe e-mail, ajunge pe birou, cineva îl salvează, cineva îl tastează în ERP, cineva întreabă dacă factura a fost acceptată. Programul rezolvă un pas; restul pașilor rămân manuali.

Fluxul concret, pas cu pas

Fluxul publicat de noi pentru contabilitate are șapte pași. Cinci dintre ei pot fi preluați de un angajat digital; doi rămân la om.

1. Documentele sosesc pe e-mail sau în portal - furnizor.
2. Citirea documentului: furnizor, sumă, TVA, scadență, număr de factură - angajat digital.
3. Potrivirea cu comenzile și contractele existente - angajat digital.
4. Validarea umană a excepțiilor - contabil.
5. Înregistrarea în ERP, fără tastare manuală - angajat digital.
6. Potrivirea plăților cu facturile restante - angajat digital.
7. Raportul de termene și diferențe - angajat digital, verificat de om.

În plus, pentru RO e-Factura, angajatul digital preia exact pașii care nu au legătură cu decizia: generarea fișierului, transmiterea, urmărirea statusului de acceptare sau respingere, retransmiterea după corecție și notificarea către om în momentul respingerii, nu la sfârșitul zilei.

Ce rămâne la om este explicit: cine aprobă o plată, cine acceptă o excepție, cine răspunde pentru o factură contestată. Automatizarea nu mută răspunderea, mută efortul.

Cum se măsoară

Nu promitem rentabilitate financiară. Se măsoară înainte și după, în ore: cât timp pe lună consumă fluxul de facturi, câte facturi ajung la termen, în cât timp se corectează o respingere, cât durează de la factura primită până la înregistrarea în ERP. Ce rămâne manual se spune la început, nu la final, iar infrastructura rulează în cloudul Constantine, administrat de noi.

Un sistem care procesează 1,24 miliarde de facturi pe an nu mai este o noutate fiscală. Este rutina zilnică a oricărei firme, iar rutina este exact partea care se poate delega.